Skip navigation MENU

Geplaatst op 23-01-2020 in MBO, Nieuws, PO, VO.

Verzuimanalyse met de HR App

Het is weer die tijd van het jaar; nat weer en de griep die op de loer ligt… Dit betekent ook een vergrote kans op stijging van het aantal verzuimmeldingen en dat kan een groot probleem worden. Volgens de Algemene Onderwijsbond (AOb) kampte 4 op de 10 scholen in het basis- en voortgezet onderwijs aan het begin van het schooljaar al met personeelstekorten en dat terwijl de griepgolf nog moet beginnen. In deze handreiking laten we zien welke analyses je kunt maken met de HR App om te anticiperen op de griepgolf. Welk effect had de griepepidemie de laatste jaren op jouw school en waar kun je de grootste impact verwachten?

N.B. Alle analyses in deze handreiking zijn gebaseerd op fictieve gegevens.

Wanneer kunnen we de eerste griepgolf verwachten?

Iedere winter hebben we te maken met een griepepidemie. In onderstaande afbeelding is te zien dat de eerste griepgolf de afgelopen 4 winters steevast begon in de maand december. Hoe lang de epidemie aanhoudt verschilt per seizoen. Vorige winter duurde de epidemie in totaal 14 weken en hield deze aan tot maart. In de winter van 2017/2018 konden we de epidemie pas in april gedag zeggen.
Bron: RIVM

In welke maanden was er op mijn school de laatste jaren sprake van een griepepidemie?

Uit bovenstaande cijfers van het RIVM kunnen we concluderen dat de kans op een griepepidemie toeneemt in december. Maar in welke maanden waren de effecten hiervan het meest zichtbaar op jouw school? We laten aan de hand van een voorbeeld zien hoe je dit kunt controleren in de HR App. In dit voorbeeld zijn we als HR-adviseur verantwoordelijk voor drie locaties binnen de stichting.
We gaan in de HR App naar het scherm ‘Verzuimpercentage’. Standaard is er een selectie op de laatste 12 maanden actief. We wissen deze selectie. Typerend voor een griepepidemie is een toename in kort verzuim. We willen zodoende filteren op kort verzuim. Dit doen we door in het diagram rechtsboven ‘Wat is het verzuimpercentage per verzuimduurklasse?’ te klikken op de verzuimduurklasse ‘Kort (1 t/m 7)’.

Linksboven in het diagram ‘Wat is de trend van het verzuimpercentage’ zien we per maand het korte verzuim voor alle beschikbare maanden in de HR App. Op onze drie locaties zien we een aantal duidelijke pieken in kort verzuim, namelijk: februari 2017, februari 2018 en januari 2019. Hoewel we niet de exacte reden weten voor het verzuim is het i.c.m. de cijfers van het RIVM erg aannemelijk dat de toename in kort verzuim in deze maanden samenhangt met een griepepidemie.

Hoe hoog was het verzuimpercentage de afgelopen jaren tijdens de griepgolf?

Nu we weten in welke maanden de griepepidemie de laatste jaren het hardst heeft toegeslagen willen we weten hoe hoog het verzuim was op onze drie locaties tijdens deze epidemie.

Om deze vraag te beantwoorden blijven we op het scherm ‘Verzuimpercentage’. Linksboven zien we het diagram ‘Wat is de trend van het verzuimpercentage?’. We wissen de selectie op verzuimduurklasse kort en selecteren vervolgens de maanden ‘feb17’, ‘feb18’ en ‘jan19’.

Tip: door de ‘CTRL’ toets ingedrukt te houden is het mogelijk om meerdere maanden tegelijk te selecteren.

Rechtsboven zien we dat het verzuimpercentage gemiddeld 8,42% was in deze periode. Oftewel: we hadden ruim 8% minder arbeidscapaciteit tot onze beschikking. De oranje lijn laat zien dat het verzuim in deze maanden boven de norm lag. Dit is te verwachten tijdens een griepgolf. De paarse lijn vertelt ons dat het verzuim op onze drie locaties hoger lag dan de interne benchmark; het gemiddelde van de hele organisatie.

Op welke kostenplaatsen was het verzuimpercentage het hoogst?

We hebben net gezien dat het verzuimpercentage op onze drie locaties hoger lag dan de interne benchmark. Om dit verder uit te diepen willen we het verzuim bekijken per locatie.

Hiervoor gaan we naar de detailtabel op het tabblad ‘Verzuimpercentage’. Via de instellingenknop rechts bovenin gaan we naar het instellingenscherm. Hier kiezen we voor de opties ‘Toon draaiknop’, ‘Periode niet tonen’ en ‘Diagram per periode’. We sluiten het instellingenscherm af met het kruisje en scrollen omlaag naar de detailtabel. Hier zetten we de draaiknop ↻ op de dimensie ‘Kostenplaats’. We houden ons filter op de maanden ‘feb17’, ‘feb18’ en ‘jan19’ actief.

In de detailtabel zien we nu het verzuimpercentage van onze drie locaties uitgesplitst naar verzuimduurklasse. Ook toont de tabel het aantal fte dat we gemiddeld beschikbaar hadden in deze periode en hoeveel daarvan niet inzetbaar was door verzuim. We zien dat het verzuim op de kostenplaatsen ‘Amsterdam’ en ‘Rotterdam’ aanzienlijk hoger lag dan op kostenplaats ‘Utrecht’. De paarse kleur laat zien dat in ‘Utrecht’ alleen het korte verzuim boven het gemiddelde van de hele organisatie lag. Bij ‘Amsterdam’ en ‘Rotterdam’ was daarentegen ook sprake van veel langdurig verzuim. Het korte verzuim was gemiddeld 2,78% in deze periode.

Hoe hoog is het verzuim buiten een griepepidemie?

Het korte verzuim is op onze drie locaties gemiddeld 2,78% tijdens een griepepidemie. We weten echter nog niet of dit hoger is dan de rest van het jaar. We willen het verzuim tijdens een griepepidemie zodoende vergelijken met het verzuim gedurende de rest van het jaar.

We blijven op het scherm ‘Verzuimpercentage’. Onder actieve filters zien we dat er een selectie actief is op de dimensie ‘Maand’. We klikken op het pijltje naast dit filter. We zien nu een lijst waarin de geselecteerde maanden groen zijn. We klikken op deze lijst met onze rechtermuisknop. Er verschijnen nu een aantal opties waaronder ‘Uitgesloten waarden selecteren’. Hiermee selecteren we alle maanden behalve ‘feb17’, ‘feb18’ en ‘jan19’. We willen filteren op kort verzuim. Dit doen we door in het diagram rechtsboven ‘Wat is het verzuimpercentage per verzuimduurklasse?’ te klikken op de verzuimduurklasse ‘Kort (1 t/m 7)’. We scrollen vervolgens omlaag naar de detailtabel. Hier zetten we de draaiknop op de dimensie ‘Dienstbetrekking’.

 

Kort verzuim buiten de griepepidemie:

Kort verzuim tijdens de griepepidemie:

De laatste jaren lag het korte verzuim tijdens een griepepidemie ruim 2 keer zo hoog als de rest van het jaar. We zien dat 7.5896 fte niet inzetbaar was door kort verzuim versus 3,6616 fte buiten de griepepidemie. Een verschil van bijna 4 fte. Het verzuim ligt het hoogst onder onderwijzend personeel. Onder docenten was tijdens een griepepidemie gemiddeld 6,7736 fte minder arbeidscapaciteit door kort verzuim.

Hoe hoog was de verzuimfrequentie en het nulverzuim de afgelopen jaren tijdens de griepgolf?

We hebben zojuist gezien dat het verzuimpercentage aanzienlijk hoger ligt tijdens een griepepidemie. We willen weten hoe vaak medewerkers zich in deze maanden ziek hebben gemeld en ook hoeveel medewerkers zich juist niet hebben ziekgemeld.

We gaan naar het scherm ‘Verzuimfrequentie en %nulverzuim’. We houden ons filter op de maanden ‘feb17’, ‘feb18’ en ‘jan19’ actief.

De bovenste twee diagrammen laten ons de trend zien van de verzuimfrequentie en het nulverzuim. We kijken eerst naar de verzuimfrequentie. Deze lag in januari 2019 iets hoger dan in de voorgaande twee jaren. Medewerkers hebben zich in deze maand gemiddeld zo’n 3 keer ziekgemeld. Dat lijkt fors zelfs tijdens een griepepidemie. Hier zullen we later verder op inzoomen.

Het nulverzuim vertelt ons welk aandeel van de medewerkers zich niet heeft ziekgemeld tijdens de griepepidemie. We zien dat het nulverzuim stabiel is gebleven tijdens de afgelopen 3 griepgolfen. Tijdens de vorige griepepidemie in januari 2019 heeft zo’n 73% van de medewerkers zich niet ziekgemeld. Of andersom geredeneerd: bijna een kwart van de medewerkers heeft zich wél ziekgemeld. Het grijze getal geeft het totale nulverzuim weer over de 3 griepepidemieën in onze selectie. Dit is dus geen gemiddelde. We zien hier dat iets meer dan de helft van de medewerkers zich ten minste 1 keer heeft ziekgemeld in één van de maanden. Of: ongeveer de helft van de medewerkers heeft zich de laatste 3 jaar niet ziekgemeld tijdens een griepgolf. Dit is interessant om nader te bekijken. Zien we verschillen tussen medewerkers die zich niet hebben ziekgemeld tijdens een griepgolf en medewerkers die zich wel hebben ziekgemeld?

Op welke kostenplaatsen was de verzuimfrequentie en het nulverzuim het hoogst?

Waar we net keken naar de gemiddelde verzuimfrequentie en het nulverzuim over de locaties heen gaan we deze nu bekijken per locatie.

Op het tabblad ‘Verzuimfrequentie en %nulverzuim’ gaan we met behulp van de instellingenknop naar het instellingenscherm. Hier vinken we de opties ‘Periode wel tonen’ en ‘Diagram per periode’ aan. We sluiten het instellingenscherm af met het kruisje en scrollen omlaag naar de detailtabel. Hier zetten we de draaiknop ↻ op de dimensie ‘Kostenplaats’.

De detailtabel toont ons de gemiddelde verzuimfrequentie en het percentage nulverzuim per locatie. We zien dat de verzuimfrequentie op kostenplaats ‘Rotterdam’ iets hoger ligt dan op de andere locaties en dat deze op alle locaties boven de norm ligt. Als we kijken naar het nulverzuim dan zien we dat deze het laagst is in ‘Rotterdam’. In januari 2019 heeft ongeveer 40% van de medewerkers zich op deze locatie ziekgemeld en hebben medewerkers zich gemiddeld zo’n 4x ziekgemeld.

Wat was de gemiddelde verzuimduur de afgelopen jaren tijdens de griepgolf?

We weten inmiddels hoe vaak medewerkers zich ziekmelden maar nog niet hoe lang zij vervolgens ziek zijn.

We gaan naar het tabblad ‘Gemiddelde verzuimduur’. We kijken in deze analyse naar de effecten van de griepepidemie en beperken ons zodoende tot het korte verzuim. We filteren daarom op de verzuimduurklasse ‘Kort’. We veranderen niets aan onze filters op de maanden ‘Feb17’, ‘Feb18’ en ‘Jan19’.

Tip: je kunt snel filteren op de verzuimduurklasse ‘Kort’ door hierop te klikken in het diagram rechtsboven.

In het diagram linksboven zien we de gemiddelde verzuimduur in dagen tijdens de afgelopen drie griepepidemieën. We zien dat deze in februari 2018 iets hoger lag dan de in de andere 2 jaren. Het grijze getal rechtsboven laat zien dat de verzuimduur, gemiddeld over alle jaren, zo’n 3 dagen was. Er lijkt dus geen sprake te zijn van “maandag weer aan het werk” beleid. Als we naar beneden scrollen, naar de detailtabel, zien we dat de verzuimduur het hoogst ligt op kostenplaats ‘Amsterdam’. De verzuimduur is daar 3,57 dagen. Ook hier zijn medewerkers doorgaans geen hele werkweek afwezig. Wel moeten we een kleine slag om de arm houden. Zo telt de duur van een verzuimmelding pas mee in de periode waarin de herstelmelding plaatsvindt. Bovendien hebben we gefilterd op kort verzuim. Hiermee sluiten we de medewerkers uit die langer dan een week ziek zijn.

Zien we verschillen in verzuimduur en verzuimfrequentie tussen groepen medewerkers?

Inmiddels weten we dat op onze drie locaties medewerkers zich gemiddeld 2 keer ziekmelden tijdens een griepepidemie en dat zij vervolgens zo’n 3 dagen afwezig zijn. We willen weten of we hierin verschillen zien tussen bepaalde groepen. In dit voorbeeld kijken we naar verschillen in leeftijdscategorie.

Hiervoor gaan we naar het scherm ‘Verzuimanalyse’. Op dit scherm kunnen we twee meetwaarden tegen elkaar afzetten. Bij de horizontale as kiezen we voor de meetwaarde ‘Verzuimfrequentie’. Op de verticale as zetten we de meetwaarde ‘Verzuimduur’. Met de draaiknop ↻ aan de rechterzijde kunnen we kiezen vanuit welke invalshoek (dimensie) we de meetwaarden willen bekijken. We kiezen hier voor de dimensie ‘Leeftijdscategorie’. Met de slider linksonder kunnen we eventueel waarden uit het diagram filteren o.b.v. fte. Met deze slider geven we aan dat we alleen waarden willen zien groter dan 5 fte. We veranderen niets aan onze filters op de maanden ‘Feb17’, ‘Feb18’ en ‘Jan19’.

Op de horizontale as van de spreidingsdiagram zien we de gemiddelde verzuimfrequentie. De verticale lijnen tonen de verzuimfrequentie norm (oranje) en de interne benchmark (paars). Op de verticale as zien we de gemiddelde verzuimduur. De horizontale lijn toont wederom de interne benchmark maar dit keer voor de verzuimduur. De bolletjes tonen de verzuimfrequentie en verzuimduur per leeftijdscategorie. De grootte van een bolletje komt overeen met het aantal fte in die leeftijdscategorie. Oftewel: hoe groter het bolletje, hoe groter de invloed op de verzuimcijfers. Als we kijken naar de verzuimfrequentie dan zien we dat er twee leeftijdscategorieën zijn die zowel boven de norm als de interne benchmark scoren, namelijk: 30 tot 40-jarigen (blauw) en 40 tot 50-jarigen (lichtgroen). De verzuimfrequentie ligt het hoogst bij de groep 30 tot 40-jarigen. Bovendien is dit een groep met veel fte. We zien verder dat de verzuimduur bij 60 tot 70-jarigen aanzienlijk hoger ligt dan bij andere leeftijdscategorieën. De gemiddelde verzuimduur is hier zo’n 27 dagen. Bij de overige leeftijdscategorieën ligt de verzuimduur onder de interne benchmark en is deze niet langer dan 7 dagen.

Bij welke groepen medewerkers is het nulverzuim het laagst?

We hebben zojuist gezien dat de verzuimfrequentie het hoogst is bij 30 tot 40-jarigen. We weten dat deze groep medewerkers zich vaker ziekmeldt tijdens een griepepidemie maar we weten nog niet of er ook meer medewerkers verzuimen in deze groep. We willen daarom weten of bij deze groep het nulverzuim ook lager is.

We gaan naar het scherm ‘Verzuimfrequentie en %nulverzuim’. We willen kijken naar het afgelopen jaar en passen ons filter zodoende aan naar ‘jan19’. We scrollen naar de detailtabel onderaan.

Tip: door in de detailtabel dubbel te klikken op een kolomkop kun je sorteren van hoog naar laag.

In de detailtabel kunnen we met behulp van de draaiknop ↻ het nulverzuim bekijken vanuit meerdere invalshoeken. We kiezen voor de optie ‘Leeftijdscategorie’. We zien dat het nulverzuim het laagst is bij de groep 30 tot 40-jarigen. Tijdens de vorige griepepidemie in januari 2019 heeft meer dan 30% van de 30 tot 40-jarige medewerkers zich ziekgemeld. Hoewel het verschil in nulverzuim gering is t.o.v. andere leeftijdscategorieën weten we dat de verzuimfrequentie ook het hoogst is onder 30 tot 40-jarigen. Bij deze groep zal dus het meeste verzuim opgevangen moeten worden.

Tot slot

In deze handreiking hebben we een aantal analyses laten zien die mogelijk zijn in de HR App om te anticiperen op de griepepidemie. Dit heeft ons een beter idee gegeven van hoeveel verzuim we de komende winter kunnen verwachten en waar het verzuim het hoogst zal zijn. Dit geeft ons handvatten om voorzieningen te treffen of bij te sturen. We hebben de volgende zaken geconstateerd:

  • Het verzuim lag de afgelopen jaren het hoogst in de maanden januari of februari;
  • Het korte verzuim was in deze maanden 2 keer zo hoog als in andere maanden;
  • In deze maanden was ruim 7 fte niet inzetbaar door kort verzuim, bijna 4 fte meer dan in de rest van het jaar;
  • Onder onderwijzend personeel was de laatste jaren 6,7736 fte niet inzetbaar wegens kort verzuim tijdens een griepepidemie;
  • Ongeveer een kwart van de medewerkers meldt zich ziek tijdens een griepepidemie;
  • Medewerkers melden zich gemiddeld 2 keer ziek tijdens een griepepidemie;
  • De gemiddelde verzuimduur ligt op zo’n 3 dagen;
  • Dertig tot veertigjarigen vormen de grootste risicogroep: de verzuimfrequentie is hoger onder deze groep en het nulverzuim is lager;
  • We kunnen het meeste verzuim verwachten op locatie ‘Rotterdam’: vorige winter heeft 40% van de medewerkers zich ziekgemeld in januari. Bovendien hebben medewerkers zich in die maand gemiddeld zo’n 4 keer ziekgemeld.

De analyses in deze handreiking zijn slechts een greep uit de vele analyse-mogelijkheden binnen de HR App. Wil je je kennis hiervan vergroten? Volg dan onze nieuwe training HR Expert. In deze training gaan we in op thema’s als verzuim, formatie en verloop. Je leert welke analyses mogelijk zijn om de diepte in te gaan of om ad-hoc vragen te beantwoorden. Ook staan we stil bij hoe je als adviseur een gesprek kunt voeren en onderbouwen met data uit de HR App.

Heb je nog vragen over de handreiking? Neem dan contact met ons op, bel 085-018 51 50 of mail naar support@tignl.eu.